Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

ASKI Tech GmbH
Poststr. 11
88239 Wangen im Allgäu
Deutschland

Geschäftsführer: Artur Schütz
E-Mail: info@askitech.de
Telefon: +49 7522 7728906

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Webseite wird bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) gehostet. Die Server stehen ausschließlich in Deutschland (Rechenzentren Nürnberg und Falkenstein, ISO 27001 zertifiziert).

Beim Besuch dieser Webseite werden automatisch Server-Logfiles gespeichert, die Ihren Browser-Typ, das Betriebssystem, die Referrer-URL, den Hostname des zugreifenden Rechners und die Uhrzeit der Serveranfrage enthalten. Diese Daten werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht und dienen ausschließlich der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Stabilität des Webservers).

3. Website-Analyse (Umami)

Wir verwenden Umami, eine datenschutzfreundliche Web-Analyse-Software. Umami wird von uns selbst betrieben (Self-Hosting auf umami.askitech.de, gehostet bei Hetzner in Deutschland). Es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Umami arbeitet ohne Cookies und speichert keine personenbezogenen Daten auf Ihrem Endgerät. IP-Adressen werden vor der Verarbeitung anonymisiert. Es ist daher kein Rückschluss auf einzelne Besucher möglich.

Erfasst werden ausschließlich: Seitenaufrufe, Verweildauer, Herkunftsland (nicht Stadt), genutzter Browser und Gerätetyp, jeweils in anonymisierter, aggregierter Form.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Analyse der Website-Nutzung zur Verbesserung unseres Angebots). Da Umami ohne Cookies arbeitet und keine Daten auf Ihrem Endgerät speichert oder ausliest, ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG keine Einwilligung erforderlich.

4. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail, Firma, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet und gespeichert.

Datenfluss: Ihre Daten werden über einen verschlüsselten Webhook an unsere Automatisierungsplattform (n8n, selbst gehostet bei Hetzner in Deutschland) übermittelt und in einer PostgreSQL-Datenbank (ebenfalls Hetzner, Deutschland) gespeichert. Es findet keine Übermittlung an Dritte statt.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach 6 Monaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Massnahmen).

5. Terminbuchung (Cal.com)

Für die Buchung von Demo-Terminen verwenden wir Cal.com, eine Open-Source-Terminplanungssoftware. Cal.com wird von uns selbst betrieben (Self-Hosting auf calcom.askitech.de, gehostet bei Hetzner in Deutschland).

Bei der Terminbuchung werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und ggf. weitere von Ihnen eingegebene Informationen gespeichert. Diese Daten dienen ausschließlich der Terminvereinbarung und werden nicht an Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Massnahmen).

6. KI-gestützte Verarbeitung in ASKI Immo

Unsere Plattform ASKI Immo bietet KI-gestützte Funktionen (z.B. KI-Telefonassistent, KI-E-Mail-Sortierung, KI-Belegerkennung). Für diese Funktionen setzen wir folgende KI-Dienste ein:

• Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland Operations Ltd., EU-Rechenzentrum Schweden): Textverarbeitung und Sprachverständnis. DPA (Data Processing Agreement) mit Microsoft vorhanden.
• Mistral AI (Mistral AI SAS, Paris, Frankreich): Textklassifizierung und -verarbeitung. DPA mit Mistral AI vorhanden.

Beide Dienste verarbeiten Daten ausschließlich innerhalb der EU. Kundendaten werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet (vertraglich zugesichert durch die jeweiligen DPAs).

Die Verarbeitung erfolgt nur im Rahmen der Nutzung von ASKI Immo und nur für die vom Kunden initiierten Funktionen. Es werden nur die für die jeweilige Funktion notwendigen Daten übermittelt (Datensparsamkeit).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Für die Einbindung der genannten Unterauftragnehmer werden Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

7. Anbindung externer E-Mail-Konten via OAuth (Google / Microsoft)

ASKI Immo bietet die Funktion, Ihr geschäftliches E-Mail-Postfach (Google Workspace oder Microsoft 365) anzubinden, um eingehende E-Mails (z.B. Mieteranfragen, Belege, Stoermeldungen) automatisch zu klassifizieren, OCR-zu verarbeiten und in vordefinierten Ordnern abzulegen. Diese Anbindung erfolgt über das Standard-Verfahren OAuth 2.0. Sie geben Ihre E-Mail-Zugangsdaten niemals direkt an ASKI Immo weiter; stattdessen autorisieren Sie ASKI Immo bei Google oder Microsoft, in Ihrem Namen auf Ihr Postfach zuzugreifen.

Welche Daten werden verarbeitet?

Über die OAuth-Schnittstelle ruft ASKI Immo ausschließlich die folgenden Daten ab:

• Inhalt und Anhänge der E-Mails Ihres geschäftlichen Postfachs
• E-Mail-Metadaten (Absender, Empfänger, Betreff, Datum)
• Ihre primäre E-Mail-Adresse (zur Identifizierung des angebundenen Kontos)

Es werden keine Kontaktlisten, keine Kalender-Daten, keine Drive-Inhalte und keine sonstigen Daten aus Ihrem Google- oder Microsoft-Konto verarbeitet.

Welche Berechtigungen werden angefordert?

Bei Google verwenden wir den Berechtigungsumfang https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify. Dieser erlaubt das Lesen, das Verschieben in Ordner, das Setzen von Labels und das Markieren als gelesen. Er erlaubt ausdrücklich nicht das Versenden von E-Mails in Ihrem Namen und nicht das endgültige Löschen von E-Mails.

Bei Microsoft 365 verwenden wir den Berechtigungsumfang IMAP.AccessAsUser.All sowie offline_access für den Lesezugriff auf Ihr Postfach via IMAP.

Wie werden die Daten verarbeitet und gespeichert?

Die abgerufenen E-Mail-Daten werden auf unseren Servern bei Hetzner Online GmbH (Deutschland) in einer verschlüsselten PostgreSQL-Datenbank gespeichert. Die OAuth-Tokens werden mittels symmetrischer Verschlüsselung (pgcrypto) zusätzlich vor unbefugtem Zugriff geschützt. Die Klassifikation erfolgt über die in Abschnitt 6 genannten KI-Dienste (Azure OpenAI / Mistral AI), beide mit EU-Verarbeitung und vertraglich ausgeschlossener Modell-Trainingsnutzung. Die Volltext-Inhalte Ihrer E-Mails werden nicht für Werbung, nicht für Profiling und nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.

Wie können Sie den Zugriff widerrufen?

Sie können die Anbindung jederzeit beenden:

• In ASKI Immo unter "Einstellungen → E-Mail-Anbindung" auf "Verbindung trennen"
• Bei Google direkt unter myaccount.google.com/permissions
• Bei Microsoft direkt unter myaccount.microsoft.com unter "Apps und Dienste mit Zugriff"

Nach dem Widerruf werden die gespeicherten OAuth-Tokens innerhalb von 24 Stunden aus unserer Datenbank gelöscht. Bereits klassifizierte und in Ihrer ASKI Immo-Instanz abgelegte Daten verbleiben dort, bis Sie diese entfernen oder Ihren Vertrag beenden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Ihre ausdrückliche Einwilligung über den OAuth-Zustimmungs-Dialog von Google bzw. Microsoft.

Hinweis zur Google-Konformität: Die Verwendung der Google-API-Daten in ASKI Immo entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen für Limited Use.

8. Cookies

Diese Webseite verwendet keine Tracking-Cookies. Es werden keine Daten an Google, Facebook oder andere US-Dienste übermittelt.

Für den Betrieb der Webseite können technisch notwendige Cookies gesetzt werden (z.B. für das Kontaktformular oder die Terminbuchung). Diese dienen ausschließlich der Funktionalität und werden nicht zur Nachverfolgung verwendet.

Unsere Web-Analyse (Umami) arbeitet vollständig ohne Cookies (siehe Abschnitt 3).

9. SSL-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird.

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@askitech.de

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de).

12. Auftragsverarbeiter

Folgende Dienstleister verarbeiten in unserem Auftrag personenbezogene Daten:

13. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website aski-immo.de, die Kontaktaufnahme über diese Website sowie für die Nutzung der Plattform ASKI Immo, einschließlich der Anbindung externer E-Mail-Konten via OAuth (Abschnitt 7).